Setelah berhasil mengunduh dan menginstal software MYOB Accounting Plus di komputer Anda, langkah selanjutnya adalah menguasai alur kerja dasarnya. MYOB (Mind Your Own Business) adalah perangkat lunak akuntansi populer yang dirancang untuk menyederhanakan pencatatan keuangan usaha. Penggunaan yang efektif memerlukan pemahaman mengenai pengaturan awal hingga pencatatan transaksi harian.
Visualisasi proses setup dan penggunaan dasar MYOB.
Hal pertama yang harus Anda lakukan setelah membuka MYOB adalah membuat file perusahaan. File ini akan menyimpan semua data keuangan Anda. Setelah instalasi, MYOB biasanya akan menawarkan beberapa opsi:
Saat membuat file baru, Anda akan diminta memasukkan detail bisnis seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan tahun fiskal (periode akuntansi). Pastikan Anda mengisi data ini dengan akurat.
Setelah file dibuat, MYOB akan mengarahkan Anda ke pengaturan Chart of Accounts (COA). COA adalah daftar akun yang digunakan untuk mengklasifikasikan semua transaksi finansial bisnis Anda (aset, liabilitas, ekuitas, pendapatan, dan beban).
MYOB menyediakan COA standar berdasarkan industri. Untuk pengguna pemula, sangat disarankan untuk menggunakan template standar yang sudah ada. Anda kemudian dapat menyesuaikannya:
Pengaturan COA yang benar sangat krusial karena akan memengaruhi semua laporan keuangan yang dihasilkan.
Jika bisnis Anda menggunakan pajak pertambahan nilai (PPN) atau bentuk pajak lainnya, Anda harus mengkonfigurasinya. MYOB memungkinkan Anda mendefinisikan tarif pajak dan akun yang terkait.
Selain itu, pastikan mata uang default (misalnya Rupiah - IDR) sudah tersetel dengan benar. Untuk perusahaan yang bertransaksi dalam berbagai mata uang, Anda juga perlu mengatur kurs pertukaran (exchange rates), meskipun ini sering kali menjadi bagian dari penyesuaian lanjutan.
Ini adalah langkah penting jika Anda beralih dari sistem pencatatan manual atau software lain. Anda harus memasukkan saldo akhir dari semua akun neraca (Aset, Liabilitas, dan Ekuitas) pada tanggal dimulainya penggunaan MYOB (tanggal awal tahun fiskal yang Anda tetapkan).
Anda memasukkan saldo awal melalui menu Set Up > Balances > Account Opening Balances. Pastikan total debet sama dengan total kredit; jika tidak, sistem tidak akan mengizinkan Anda melanjutkan ke tahap pencatatan transaksi.
Setelah setup selesai, Anda siap menggunakan MYOB untuk operasional sehari-hari. Menu utama MYOB biasanya terbagi menjadi modul:
Gunakan modul ini untuk mencatat faktur penjualan (Invoice) kepada pelanggan dan menerima pembayaran (Receipts). Pastikan setiap penjualan dicatat ke akun pendapatan yang tepat.
Ini digunakan untuk mencatat tagihan dari pemasok (Bills) dan melakukan pembayaran (Payments) terhadap tagihan tersebut. Ini juga tempat untuk mendaftarkan daftar pemasok baru.
Modul ini vital untuk merekonsiliasi saldo bank Anda. Anda dapat mencatat setoran, penarikan, atau mentransfer dana antar rekening bank dalam sistem.
Sebelum membuat invoice atau bill, pastikan Anda sudah mendaftarkan semua pelanggan (Customer) dan pemasok (Supplier) Anda di bagian Card Files agar data mereka otomatis terisi saat transaksi.
Penggunaan MYOB akan terasa lengkap ketika Anda mampu menganalisis hasilnya. Setelah beberapa transaksi dicatat, Anda bisa mulai menghasilkan laporan standar:
Secara keseluruhan, kunci sukses penggunaan MYOB setelah instalasi adalah mengikuti alur logis: Setup Awal (Perusahaan & COA) → Input Data Historis (Saldo Awal) → Pencatatan Transaksi Harian → Analisis (Laporan).